業務が属人化すると何が悪い？「あいつしかできない」に潜む落とし穴とは

企業経営において、特定の従業員だけが担当できる業務がある状況は珍しくありません。しかし、業務の属人化は企業にとって深刻なリスクをもたらすおそれがあります。

担当者の不在により業務が停滞し、顧客や取引先に迷惑をかけてしまうケースは少なくないのです。本記事では、業務の属人化に潜む落とし穴について詳しく解説します。

業務が属人化することによる企業経営への悪影響

業務が特定の人物に依存してしまうと、企業運営に多方面にわたる弊害が生じます。生産性の低下から品質管理の問題まで、経営基盤を揺るがす要因にもなりかねないのです。

業務効率と生産性が低下する

業務が属人化していると、担当者が休暇を取得したり病気で不在になったりすると、業務が完全に停止してしまいます。顧客への納期が遅れる事態や、緊急性の高い案件への対応ができなくなるなどの問題が発生し、企業の信頼に大きな傷がついてしまうでしょう。

また、特定の人材だけに業務が集中することで、その人物の労働時間が極端に長くなる傾向があります。残業時間の増加は人件費の圧迫につながり、担当者の健康状態や仕事への意欲にも悪影響も与えてしまうでしょう。

品質管理とリスク管理が困難になる

業務の手順や品質基準が担当者の頭の中にだけ存在している状況では、製品やサービスの品質が不安定になるリスクが高まります。担当者の体調や気分によって成果物の品質に差が生じ、顧客からのクレームが増加する可能性があるでしょう。

ミスや不正行為の発見が遅れてしまうことも深刻な問題です。チェック体制が整っていない業務では、問題が表面化したときには手遅れになっていることが珍しくありません。

個人の判断に依存した業務運営では、組織的なリスク管理体制の構築も難しくなります。市場環境の変化や法規制の改正に迅速に対応する仕組みが整わなければ、企業の競争力低下にもつながってしまうでしょう。

社内のノウハウや知識が失われる

担当者が退職や部署異動によって現場を離れると、長年蓄積されてきた技術やノウハウが一瞬で失われてしまいます。新しい担当者を見つけて一から教育するには、膨大な時間とコストが必要です。競合他社が技術革新を進める中で、自社だけが取り残される危険性が高まります。

業界のトレンドや新しい手法を取り入れる機会も限定的になり、長期的な成長力に陰りを落としてしまうでしょう。また、新規担当者の教育期間が長期化すれば、人件費が大幅に増大してしまいます。教育中は生産性が低い状態が続くため、収益性の悪化も避けられません。

なぜ「あいつしかできない」状態が生まれるのか

実は業務の属人化には、複数の要因が絡み合っています。組織の構造的な問題から業務の性質まで、根本的な原因を把握することが問題解決への第一歩です。

資格が必要で特定の従業員しかできない

業務によっては、国家資格や専門資格の取得が義務付けられているケースがあります。建設業の施工管理技士や経理業務の簿記検定など、専門性の高い資格を持つ従業員が社内に限られている状況では、必然的に業務が特定の人物に集中してしまうでしょう。

資格取得には相当な学習時間と費用が必要で、他の社員がすぐに代替できるものではありません。試験の合格率が低い資格や、実務経験が受験要件に含まれる資格の場合、新たな有資格者を育成するまでに数年を要することも珍しくないでしょう。

特定の資格者が突然退職や異動になった場合、外部の専門家に依頼するコストが発生するばかりか、新たな人材の採用に時間的な空白も生じてしまいます。

組織管理体制に不備がある

管理職が部下の業務内容を詳細に把握していない組織では、属人化の問題が生じやすいです。例えば、標準的な業務マニュアルが整備されていない組織では、各担当者が独自の方法で業務を進めてしまいがち。
情報共有のためのツールやルールも確立されていないため、知識の蓄積や引き継ぎが困難になってしまいます。

また、定期的な業務ローテーションや教育プログラムが実施されていない組織では、特定の人材への依存度が徐々に高まっていきます。特に、短期的な業績ばかりを重視する経営方針は、属人化を引き起こしやすいため注意が必要です。

業務が複雑化・専門化している

現代のビジネス環境では、業務の複雑化や専門化が急速に進んでいます。技術革新のスピードも速く、継続的な学習が必要な分野では、特定の人材に業務が集中しやすくなります。

レガシーシステム（古いシステム）や独自開発のツールを使用している企業では、操作方法や設定変更の知識が限られた人材にのみ蓄積される傾向が強いです。

システムの更新や移行にはコストと時間がかかるため、現状維持を選択する企業が多く、結果として属人化が進行してしまうでしょう。

属人化は新規採用・教育の強化で改善！必要資金はファクタリングで調達

業務の属人化を解消するには、人材の確保と教育体制の充実が不可欠です。しかし、いずれも相応のコストをかけなければなりません。

資金調達の手段としてファクタリングを活用することで、迅速な対策が可能になるでしょう。

類似したスキル・資格を持つ人材の新規採用を実施する

属人化している業務を複数名で担当できる体制を構築するため、同等のスキルや資格を持つ人材を新たに採用することが効果的です。採用計画を立てる際は、現在の担当者から詳細な業務内容を聞き取り、必要な能力を明確にすることが重要です。

例えば、現担当者に協力を求めて業務マニュアルを作成し、知識やノウハウをマニュアル化することで、引き継ぎを円滑に進められます。

採用活動には求人広告費や人材紹介会社への手数料など、まとまった資金が必要になります。ファクタリングを活用して売掛金を現金化することで、採用コストの資金負担を軽減し、優秀な人材の確保に集中することができるでしょう。

教育体制を抜本的に強化する

既存の従業員に対する研修プログラムやe-learningシステムを導入し、属人化している業務を他の社員が習得できる環境を整備します。

例えば、全社員がアクセス可能なナレッジベースを構築し、業務に関する情報や手順を一元管理するのも有効です。ただし、教育システムの導入や研修プログラムの開発には初期投資が必要です。

売掛金の早期現金化を行うファクタリングサービスを利用することで、教育費用を迅速に調達し、属人化解消への取り組みを加速させることができるでしょう。

ファクタリングを活用した資金調達を行う

ファクタリングは売掛金を買い取ってもらい即日現金化できるサービスで、採用や教育にかかる資金不足の解消に最適です。銀行融資と異なり審査が迅速で、企業の信用力に関わらず利用することができます。

負債として計上されないため、バランスシートを健全な状態に保ちながら資金調達できるのも魅力です。財務状況の悪化を避けつつ、属人化解消への投資が可能になるでしょう。

結果として、売掛金の回収業務をファクタリング会社に委託することになるため、経理部門の負担軽減も期待できます。回収業務の属人化リスクも低減され、経理担当者が他の重要業務に集中できる環境を整備することにもつながります。

【経営者向け】属人化解消に関するよくある質問

経営者が属人化の解消を検討する際、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。実際の取り組みを始める前の参考にしてください。

属人化解消に必要な資金が不足しています。効果的な調達方法は？

売掛金ファクタリングを利用することで、最短即日での現金化が可能です。銀行融資のような複雑な審査は必要ないため、自社の財務状況に不安がある場合も利用できます。

教育プログラムの導入や新規採用に必要な資金を迅速に確保し、属人化解消への取り組みを加速させることができるでしょう。

また、ファクタリングは緊急性の高い資金需要にも対応可能です。売掛金の種類や金額に応じて最適なファクタリング会社を選択し、有利な条件で資金調達を実現させましょう。

新規採用してもすぐ辞められると逆効果では？

新規採用者の早期離職を防ぐため、入社前から体系的な教育プログラムを用意し、職場への適応を支援することが重要です。

メンター制度や定期的な面談を実施するなどし、不安や疑問を早期に解決できる体制を整備しましょう。例えば、ファクタリングで確保した資金を、福利厚生の充実や労働環境の改善に投資することで、従業員の満足度向上と離職率の低下を図ることができます。

働きやすい職場環境の構築は、優秀な人材の定着にもつながるでしょう。属人化を解消することで、特定の従業員に集中していた負担が分散され、職場全体のストレス軽減にもつながります。

チームワークの向上や業務の見える化により、従業員のモチベーション向上と定着率の改善を図りましょう。

教育プログラム作成の時間的余裕がありません・・・

外部の専門コンサルタントを活用することで、自社の業務特性に最適化された教育プログラムを短期間で構築することが可能です。

豊富な経験を持つ専門家の知見を活用し、効率的で実用性の高いプログラムを開発しましょう。資金面の不安は、ファクタリングによる資金調達を活用し、教育分野の専門家を雇用することで、内製での開発工数を大幅に削減できます。

自社の従業員は本来の業務に集中し、専門家に教育基盤の整備を任せることで、全体的な生産性の維持も可能です。既存のナレッジや業務資料をデジタル化し、再活用するのも有効です。動画マニュアルやオンライン研修システムの導入によって、効率的な教育環境を構築できるでしょう。